Денис Демахин (denis_demakhin) wrote,
Денис Демахин
denis_demakhin

Истощение системы коммуникации

Я фанат электронной почты. В ней я вижу такие плюсы перед телефоном и мессенджерами:

  1. Телефоном вы отрываете кого-то от работы в любое время кроме всяких совещаний. А это непродуктивно. В то время как почту человек читает тогда, когда у него есть на это время. Логично?

  2. В почте всё в одном месте. У кого-то есть и почта и Viber и Whatsup и ВК и FB, и прочие средства связи. Я полагаюсь только на почту, т.к. не хочу, чтобы мне в почте написали сообщение, а в Viber написали "нет, всё отменяется". Не хочу проверять 10 источников информации, хочу проверять только один.

  3. Сохраняются факты, за которые можно притянуть. Можно перечитать, чтобы проверить, всё ли так вы поняли. В условиях телефонного разговора можно сказать "я тебе такого не говорил".

  4. Многие не верят, но на телефонный разговор реально тратится больше времени, чем на электронное общение. Вы позвонили: гудок-гудок-гудок. Не взяли трубку. Совещание. Позвонили еще раз. Поговорили. Или по электронке: создать сообщение "Прошу выдать веб-камеру". Получатель письма что-то там думает сколько ему надо, и от него приходит ответ "в четверг можно будет забирать". Надо ли говорить, какова вероятность, что человек, которому устно сообщили о такой мелочи, просто забудет о ней? То ли дело электронное письмо. Есть исключения, когда нужно долго что-то объяснять или, наоборот, выяснять. Я сейчас не об этом, а о рутинном общении.

  5. Если вам задали вопрос по электронке, то у вас есть время подумать. А если приперли к стенке на совещании, ситуация уже не такая удобная.

Почта для несрочных вопросов. Для всего горящего телефон.

Также по теме: Как я организовал электронную почту для удобной работы

Теперь выдумаю новый термин. Возможно, он уже существует, но я нигде такого не видел.

Истощение системы коммуникации

Про такое обычно любит писать Дорофеев.
Это когда на большом предприятии руководителю среднего звена в день на почту падает 50 писем, а топ-менеджеру 100. В результате, всё это приводит к тому, что вы отправляете письмо, и вам на него не отвечают (т.к. некогда). И уж наверное не надо говорить, что ждать обратной связи по выполнении чего-то тоже в такой обстановке не следует.

Херачим

Что можно сделать в этой ситуации:

  1. Отпрвить письмо еще раз, но теперь поставить в копию топ-менеджера. Дескать, прогнорируешь это письмо - голова с пчеч.

  2. Решать всё телефонными звонками. Т.к. по несрочным вопросам вам не ответят, то и несрочные вопросы тоже решать телефоном.

  3. Вместо электронного сообщения писать что-то официальное, что невозможно проигнорировать: служебная записка, докладная, акт, протокол.

  4. Пойти на совещание, чтобы задать все эти вопросы в лоб при всех. Там, где не отвертятся.

  5. Прикти в кабинет, и там и обсуждать.

Очевидно, что всё это приводит к лишь к увеличению энтропии, то есть к усугублению ситуации. На каждую транзакцию тратится больше времени, чем могло бы, и система коммуникации становится еще более истощенной. Замкнутый круг.

Ну и каков выход?

  1. Отвечайте на письма, даже если это будет одно слово. За исключением слова "спасибо", такие письма писать не обязательно.

  2. Я думаю, помог бы тренинг, на котором бы всем целый день объясняли то, что я тут написал. Что давайте делать наше общение дешевле. Писать по электронке. И писать меньше.

  3. Если вам звонят по телефону по причине типа "в пятницу будет совещание", то надо сказать "лучше пиши мне о таком на электронку".

  4. Если ваша электронная почта забита под завязку, вы можете в ответ на некоторые письма писать "не пиши мне таких писем. эта информация для меня не актуальна". Это нормально, на это никто не обидится.




Subscribe

Recent Posts from This Journal

Buy for 20 tokens
Buy promo for minimal price.
  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your IP address will be recorded 

  • 0 comments