Денис Демахин (denis_demakhin) wrote,
Денис Демахин
denis_demakhin

Минимально необходимый перечень единиц передачи информации в компании

Написал инструкцию. Ее следовало было составить вообще самой первой, настолько она нужна там, где царит импровизационный менеджмент.

Не надо мне говорить, что всё, что здесь написано - и так понятно. Я не писал бы это, если бы не увидел необходимости.

Сотрудники компании не телепаты, и должны договориться о единых правилах взаимодействия, чтобы четко понимать что должны ожидать друг от друга. В инструкции есть единая система правил, простая и надежная как автомат Калашникова. Это намного лучше, чем обрывки правил и пожеланий, озвученных когда-то кем-то на словах.

Принципиально, чтобы инструкция умещалась на одной странице, чтобы ее можно было легко запомнить. Я собираюсь дать каждому расписаться, а после этого подвесить ее у себя на рабочем месте. Буду следить за исполнением данной инструкции, а за нарушение непременно буду штрафовать (тех, кого уполномочен). Пусть, по чуть-чуть, зато каждый раз. До тех пор, пока ее исполнение не войдет в рефлексы.

Я хотел бы, чтобы при выяснениях, кто прав, кто виноват, сотрудники ссылались бы на нее.

Всем в компании станет жить намного лучше и проще, если каждый будет соблюдать данные правила. Все мы порядком устали от бардака.

Цели:
1. Повышение управляемости персонала;
2. Повышение слаженности в работе;
3. Уменьшение количества непреднамеренных ошибок.
1.      Перечень необходимых действий
1.1 Получая задание, сотрудник обязан задать вопрос о том, как срочно его следует выполнить, если не собирается сделать это немедленно, либо сразу называет срок, когда он сможет это сделать
Если подчиненный не приступает к выполнению задания, т.к. не знает о том, что оно срочное – это вина подчиненного. Нужно сразу спросить о срочности
1.2 Если приказ вредоносен, ошибочен – сотрудник обязан в корректной форме сообщить об этом тому, от кого исходит приказ
Выполнение преступного задания тоже преступление
Если после всех предупреждений руководитель произносит «под мою ответственность» - выполнение задания легитимно
1.3 Если выполнению задания препятствуют определенные причины – сотрудник обязан информировать об этом немедленно
Если причины невыполнения задания озвучиваются не сразу, а тогда, когда уже должен быть результат – это основание для самых суровых наказаний
Когда исполнитель выполняет задачу, и появляется еще одна, от другого руководителя, с грифом срочно и важно. Исполнитель обязан уведомить об отсрочке решения предыдущей задачи того, кто ему ее поручил
1.4 Если в выполнении задания отпала необходимость, либо возникли изменения в условиях, тот, кто давал задание должен немедленно сообщить об этом исполнителю
1.5 Выполнив задание, сотрудник обязан доложить об этом тому, от кого поступило задание сразу по факту выполнения (предпочтение: по электронной почте)
Если задание выполнено досрочно, то и отчитаться о нем следует досрочно
Если руководитель вынужден сам задавать вопрос о том, выполнено ли задание – это вина подчиненного
1.6 Отчет о выполнении задания должен содержать подробную информацию. Если это неуместно, то он должен содержать одно слово «выполнено» в ответ на письмо с заданием.
2. Перечень запрещенных действий
2.1 В ответ на вопрос о срочности нельзя отвечать «вчера». Данный ответ не создает ощущения срочности. Он говорит, что задание уже до нас давно просрочено, поэтому тут мы в любом случае не виноваты. Сделаем что сможем и на том спасибо. Вместо этого варианты:
Немедленно / бросить всё (приоритет этих слов выше, чем у слова «срочно»);
Срочно / в течение часа;
Сегодня;
Точная дата и время (к утру / к обеду / к вечеру); Тут лучше всего сказать, что именно произойдет в это время.
Не срочно / как время будет;
Не обязательно.
2.2 Нельзя сообщать информацию одному сотруднику, но ожидать знания этой информации от другого сотрудника. Исключение – сказано руководителю, а он должен передать подчиненным

Сюда надо также добавить пункт о том, что руководитель обязан помнить или записывать чтобы отслеживать, какие задания он дал, чтобы обнаруживать не выполненные или те, по которым не отчитались. Сетовать на подчиненных "Покивают и забьют" не конструктивно. Это недостаток контроля со стороны руководителя. Просто приказать и забыть - мало. Надо удостовериться в своевременном и качественном выполнении. И данная инструкция позволяет максимально облегчить данный процесс.

Если у читателей данной заметки если дополнения или замечания - я был бы рад узнать об этом.

Написано во многом под вдохновением от "Центрирующих парадигм", Александра Фридмана.





Tags: #внедрение_с_нуля, #мелочи_жизни, #спортивные_аттракционы
Subscribe

Recent Posts from This Journal

Buy for 20 tokens
Buy promo for minimal price.
  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your IP address will be recorded 

  • 2 comments