Денис Демахин (denis_demakhin) wrote,
Денис Демахин
denis_demakhin

Как я организовал электронную почту для удобной работы

Ключевой принцип: максимальная универсальность при минимуме телодвижения. Раньше у меня была почта отдельно, онлайн-органайзер отдельно, список задач отдельно. Всё бы ничего, но я просто забывал просматривать свой собственный онлайн-органайзер. А на переписывание задачи из почты в список задач и обратно - уходит время.

Объединил электронную почту со списком задач и органайзером. То есть отдельного списка задач нет вообще. Список задач я тоже пытался вести, но я про него забываю. Поэтому я люблю когда всё в одном месте.

Вместо этого:

У меня есть 2 инбокса по приоритетам. Приоритетов 2: высокий и обычный.



Настроенные фильты сразу распределяют письма по этим папкам.

А список задач где?

Каждый из инбоксов - это список задач. Я захожу в него, просматриваю непрочитанные письма, и либо сразу их удаляю или перемещаю в подпапку "выполнено", либо оставляю в инбоксе как напоминание о том, что мне еще требуется сделать.

Когда никаких действий от меня больше не требутся, я перемещаю письмо в папку "выполнено".

И вот таким нехитрым способом я каждый день пытаюсь добиться того, чтобы все мои инбоксы стали пустыми.

А чем тебе список задач не угодил?

Его нужно открывать, что-то в него вносить, периодически просматривать. Какой смысл в лишних телодвижениях?

Когда мне нужно записать задание самому себе, я просто сам себе пишу электронное письмо, и прописываю задачу в теме (чтобы не надо было в него заходить).

Архиудобная вещь:

Когда мне нужно проконтролировать выполнение поручения, я просто добавляю в скрытую копию письма самого себя, и это письмо висит у меня в инбоксе до тех пор, пока я не удостоверюсь, что мое поручение выполнено.


Вместо напоминаний:

Пишу сам себе отсроченное письмо. Оно придет мне через неделю, через месяц, через год.. И и вовремя напомнит о необходимом событии.

И какие плюсы?

1. Письма не продалбываются. У тех, кто не чистит свой инбокс есть письма "потом обязательно отвечу", которые тонут под массивом новых и новых писем, и становятся забыты.

2. Мотивирует делать дела чтобы расчистить инбоксы до нуля. Это то, к чему хочется стремиться.

3. Не нужно переписывать одно и то же из почты в список задач, из списк задач в почту.

4. Ничего не надо помнить, держать в голове.

Часть этой системы я подсмотрел у Максима Дорофеева, но потом наши взгляды разошлись. Он решил пойти по пути джедая, а я избрал темную сторону Силы.

Правила переписки
(частично взято у Торшиной, лучше почитайте у нее в блоге, там доходчивее):

1. Заполнять письмо снизу вверх
Сначала вложение. Потому что если не приложить его к письму сразу же, то остается высокая вероятность забыть вложить его в конце.
После этого писать текст, и в самом конце уже указывать адресатов. Если адресаты указаны сразу – есть риск случайной отправки недописанного письма.

2. Ключевые слова в заголовке
В теме должны быть ключевые слова, по которым на следующий день, через неделю, через месяц можно будет легко найти ваше письмо по поиску, забив туда 1-2 слова.

Тема письма должна обязательно давать понимание: что это?

  • Задача?

  • Форс-мажор, который надо срочно решать?

  • Заявка на оплату?

  • Документы?

  • Оперативное согласование?

  • Согласование в обычном режиме?

Но при этом не надо оставлять в разделе Тема одно это слово. Типа: Срочное. Или: Договор. Или: Вопрос.

3. Главное - в начало
Военные начинают свои письма коротким утверждением в отрывистом стиле. Оно заявляет цель сообщения и требуемое действие. Это «коротко о главном» должно содержать ответ на пять вопросов: кто, что, где, когда и почему. В таком утверждении содержится самая важная для читателя информация.

Разъяснения идут ниже.

4. Одна рабочая тема – одна тема письма
В ней идет вся переписка с помощью кнопки “ответить” или “ответить всем”.

5. Меньше длинных писем

6. Желательно указывать сроки, когда ожидается получить ответ на письмо

7. Отвечайте на письма в течение трех рабочих дней, даже если это будет одно слово (например: выполнено)!

Данная заметка имеет отношение к моей статье Оптимизация ПК по системе 5S.





Tags: #достижение, #личнаяэффективность, #мелочи_жизни, #система_5s
Subscribe

Recent Posts from This Journal

Buy for 20 tokens
Buy promo for minimal price.
  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your IP address will be recorded 

  • 2 comments