Денис Демахин (denis_demakhin) wrote,
Денис Демахин
denis_demakhin

Оптимизация ПК по системе 5S

Как сократить Lead-time посредством улучшения работы с использованием компьютера?

В интернете много информации и примеров внедрения 5S на местах рабочего персонала. Оно и понятно – результаты наглядны: фото «было» содержит очевидный хаос, фото «стало» – приятный глазу порядок. Когда же речь касается офисных рабочих мест, то вся оптимизация происходит вокруг компьютера: документы раскладываются по папочкам, папочки подписываются, проклеиваются наклонной лентой, чтобы зафиксировать их расположение друг относительно друга; канцтовары подписываются, стол зонируется и т.д. Но не затрагивать сам рабочий инструмент – персональный компьютер - огромная ошибка. Причина ошибки ясна – сложно оценить потери, сложно продемонстрировать «было – стало», сложно проводить аудит.

Этап №1 – сортировка.

Лишних элементов на ПК присутствует великое множество, и обычно не приходит в голову их устранять, потому что каждый из них в отдельности отнимает очень мало времени, но если умножить это время на количество этих небольших камушков, об которые постоянно спотыкаешься, то общая сумма потерь может оказаться весьма весомой.

1. Первое и очевидное, от чего следует избавиться – это лишние файлы. Удручающе часто я видел картину, когда у человека на рабочем столе и в папках можно увидеть около 8 «Новых папок», папок с названиями «Разобрать», «вдпововд» и т.п. При этом человек клятвенно заверяет, что ему доподлинно известно, что и в какой папке размещено. Наблюдение за работой данного сотрудника показывает, что это не так. Подобное именование объектов делает бессильным даже функцию «Поиск». Поэтому: решительнейшим образом уничтожайте все, что хранится «на всякий случай», все, назначение чего не определено, все, что давным-давно устарело. Я знаю самый популярный ответ сотрудников, любящих создавать девятую по счету «Новую папку» - некогда! Не потому ли некогда, что время уходит на поиски необходимых файлов?

Если по поводу каких-то файлов есть сомнения, что они могут все же понадобиться, то прямо в этой папке создайте папку «Хлам» и положите эти файлы туда. Это лучше, чем удалять в корзину, т.к. корзина иногда чистится просто так от скуки, и найти в ней что-то довольно сложно, а если вы ищете то, что относится к этому проекту, но никак не находится, то в папке «Хлам» этого проекта как раз и логично будет посмотреть. P.S. если честно, все, что там оказывается, не пригождается потом никогда. Это скорее для успокоения нервов.

2. Если на вашей клавиатуре клавиши «Sleep», «Wake» и «Power» расположены как на фото - возьмите отвертку, разберите клавиатуру, удалите эти клавиши, соберите клавиатуру. Они расположены в крайне неудачном месте, и случайное на них нажатие приводит к выключению или переводу ПК в спящий режим, сопровождаемому, ко всему прочему, всплеском раздражения пользователя.

3. Отпишитесь от 80% рассылок на свою почту. Каждое письмо отнимает всего ничего. Вы видите очередное письмо по какой-то ежедневной рассылке, которую вы никогда не читаете, мгновенно его удаляете, потеряв секунду, а отписаться «некогда», потому что нужно потратить 18 секунд. Так вот: вы теряете не секунду: вы видите, что пришло новое письмо – внимание уже отвлеклось; интерес гложет, что же там? Открываете в почту – очередная рассылка. Удалить. Если засечь время на все действия, связанные с приходом этого письма, то получится не секунда, а намного больше.

4. Уберите хлам из автозагрузки. Это может сильно занимать оперативную память. То, что вы убрали из автозагрузки, вполне вероятно, стоит удалить с ПК полностью.

Этап №2 – самоорганизация.

Специфика работы офисного сотрудника такова, что максимум его результативности достигается в период, который можно назвать «поток», то есть максимальная сосредоточенность на задаче, погруженность в процесс. Если данного сотрудника отвлечь каким-нибудь вопросом, он растеряет огромный массив информации, которая находилась в обработке в его голове, и ему снова понадобится много времени, чтобы настроиться на работу. Это можно сравнить с тем, чтобы спросить у человека, несущего огромное количество дров, который час. Он сбросит дрова на землю, посмотрит на часы на своем запястье, ответит на вопрос, и будет долго, по одному бревнышку, собирать все, что нес.


  1. Поставьте обновление электронной почты не чаще, чем раз в 30 минут, чтобы увеличить интервалы работы в режиме погруженности в процесс. Попросите своих коллег все не срочные вопросы направлять по электронной почте, а не задавать их по телефону.

  2. Создайте четкую структуру папок на своем компьютере и правильно проименуйте нужные файлы. Создайте удобную систему, которой будете придерживаться на автоматизме. Не переусердствуйте в этом стремлении – слишком длинный путь к файлу, сквозь 12 папок - тоже потери. Проанализируйте, к каким папкам вы чаще всего преодолеваете длинный путь и выведите их ярлыки на рабочий стол.

  3. Для устранения эффекта набора текста на противоположной раскладке клавиатуры ghbvthyj nfrbv j,hfpjv, удаления всего, что написал, и набора этого текста заново, могу порекомендовать установить бесплатную программу Punto Switcher, автоматизирующую данную операцию.

  4. Для ускорения расчетов, производимых на калькуляторе, могу порекомендовать установить бесплатную программу NumLock Calculator. Это обычная (или расширенная) программа-калькулятор, с тем лишь отличием, что мгновенно вызывается на экран нажатием клавиши NumLock, ей же и скрывается. Выглядит это следующим образом – вы заносите руку над дополнительной клавиатурой, нажимаете NumLock, с этой же дополнительной клавиатуры вводите цифры и знаки, и закрываете калькулятор той же клавишей.

  5. Если у вас ноутбук, и на нем ваша скорость набора текста падает из-за неудобной клавиатуры – не стесняйтесь и подключите внешнюю клавиатуру через USB. Клавиатуру покупайте с USB-портами для флеш-накопителя и питающего провода для вашего телефона. Безусловно, прошли те времена, когда для установки флешки необходимо было добраться до задней части системного блока, который стоит под столом, однако… не для всех.

  6. Компьютерную мышь рекомендую использовать с дополнительными клавишами по бокам, и дополнительную клавишу под большой палец запрограммировать, например, под действие «Назад», значительно ускорив ваш серфинг по папкам. Зашли в папку – не то. Не надо тянуться к кнопке проводника «Назад», просто мгновенно нажимаете большим пальцем дополнительную клавишу мыши и смотрите следующую папку.

  7. Добавьте в автозагрузку те программы, которые сразу запускаете в начале каждого рабочего дня.


Этап №3 – чистка.

Я не верю в систематическую чистку по графику. Или же мне это просто не нравится, однако, хотя бы в стихийном порядке проводить ее все же стоит.


  1. Проводите чистку системы специализированными программами, иначе медленно и незаметно ПК будет заполняться лишними записями в реестре, отчетами об ошибках, кусками некорректно удаленных программ, и прочим, что может заполнить значительную часть жесткого диска.

  2. Проводите дефрагментацию системного диска. Это противостоит процессу замедления работы жесткого диска вследствие того, что файл может храниться фрагментами на разных местах жесткого диска, и чтобы его считать, компьютеру необходимо считать часть информации с одного места, перенести головку считывания на другое место диска, считать часть оттуда, потом считать еще из какого-нибудь сектора. После дефрагментации большинство файлов располагаются на диске целиком, и компьютер не тратит время на перемещение головки между фрагментами файлов.

  3. Процесс очистки клавиатуры с помощью салфеток может быть очень длительным и трудоемким. Мой метод: с помощью отвертки снять верхнюю панель клавиатуры, поместить ее под струю воды из под крана, почистить щеткой для одежды с хозяйственным мылом, стряхнуть воду, дать немного просохнуть и собрать клавиатуру. Чистота – идеальная, а также вы избавляетесь от всего, что накопилось не только на клавишах, но и под ними.

  4. Внутри вашего системного блока может быть обнаружено около килограмма пыли, а это ведет к перегреву вследствие замедления вращения вентиляторов, «эффекта одеяла», задерживающего тепло элементов, покрытых толстым слоем пыли. С этой проблемой лучше справляться с помощью пылесоса (лучше – с водной фильтрацией).

Этап №4 – стандартизация.

Внутри вашего отдела создайте общее хранение файлов на сервере или в обмене руководителя или в облачном хранилище, и убедите всех хранить все только в нем, не оставляя ничего важного на своем жестком диске без доступа остальных членов коллектива. Разбейте данные на папки по назначению, а также в начале именования каждой папки ставьте цифру например «01_Справочная информация», дальше «02_Проекты» и т.д. – так папки всегда будут упорядочены так, как нужно, и искать визуально становится проще. Также, убедите всех коллег прописывать в имени файла его версию и первую букву фамилии владельца файла, например «Планировочное решение офиса коммерческого отдела v2.4 (Д)». Все эти действия позволят вам если не исключить, то значительно снизить такие лишние операции, как «отправка последней версии», и прочие пересылки, загромождая почту и почтовый сервер. Главное – отлаженная дисциплина. Все должны работать в системе по ее правилам.

Заметка: Что такое идентификация - как выглядит моя боль

Этап №5 – совершенствование.


  1. Полюбите процесс оптимизации, постарайтесь искать возможности с азартом и вдохновением.

  2. Оказавшись у чужого рабочего места – осмотрите, что полезного вы можете использовать. Понаблюдайте за работой.

После всего этого постарайтесь распространить культуру содержания ПК на свой отдел, и дальше. Добиться этого можно личным примером и через обучения. Спаситесь сами и возле вас спасутся другие! И минимум насилия. Человек сам должен захотеть оптимизировать свой труд. Не бойтесь пробовать. Испытали, не понравилось, вернули как было. Понравилось – оставили. Обменивайтесь с коллегами новыми наработками, сразу запускайте их в жизнь. Это приведет к цепной реакции – у ваших сотрудников по-другому начнет работать ум, и идеи по оптимизации тех или иных аспектов работы, по новым методам использования программного обеспечения, по посещению курсов дополнительного образования и т.п. будут появляться в голове сами по себе. С таким подходом и работать приятно. Главное – не сдаваться в самом начале, неизбежно встретясь с сопротивлением «инерции покоя» в головах людей, с которой неизбежно встречается всякий, кто решил вступить на тропу инициации изменений.

Оригинал по ссылке:

http://www.up-pro.ru/library/production_management/lean/optimizaciya-computera.html







Tags: #достижение, #мелочи_жизни, #нипом, #система_5s, #статья
Subscribe

Posts from This Journal “#статья” Tag

Buy for 20 tokens
Buy promo for minimal price.
  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your IP address will be recorded 

  • 0 comments